Business Continuity Plan bagi HRD

Business Continuity Plan adalah suatu perencanaan yang disusun agar business dapat tetap berlangsung dalam segala situasi. Bagi HRD, perencanaan ini sangatlah dibutuhkan oleh karena HRD pun memegang peranan yang sangat penting dalam berlangsungnya business.

Foto: Gettyimages.com

Foto: Gettyimages.com

Hari-hari ini adalah hari-hari yang cukup memprihatinkan dimana kita mendengar ada banyak bencana di beberapa tempat. Tidak ada satu pun yang dapat mengetahui bilamana bencana yang tidak diinginkan datang. Semuanya hanya ada dalam sepengetahuan sang Kuasa.

Mereka yang tinggal di kota besar, tidak ada jaminan bahwa bencana pasti tidak datang ke sana. Begitu juga dengan yang tinggal di kota kecil atau di pedesaan, juga tidak ada jaminan bahwa pasti hanya bencana kecil yang datang.

Langkah yang bijaksana adalah mempersiapkan diri dengan menyusun langkah antisipasi untuk menanggulangi bencana. Dimana apabila bencana datang maka business dapat tetap berjalan.

Business Continuity Plan adalah suatu perencanaan yang disusun agar business dapat tetap berlangsung dalam segala situasi. Bagi HRD, perencanaan ini sangatlah dibutuhkan oleh karena HRD pun memegang peranan yang sangat penting dalam berlangsungnya business. Berikut adalah hal-hal yang harus dilakukan HRD dalam menyusun Business Continuity Plan:

1. Pastikan Anda memiliki data ter-update dari semua karyawan, terutama data alamat, nomer telepon. HRD adalah pihak yang harus tahu benar dimana para karyawannya tinggal dan bagaimana menghubungi mereka. Selain data alamat dan nomer telepon ter-update, pastikan juga Anda memiliki emergency contact dari setiap karyawan. Emergency contact biasanya adalah nomer telepon dari orang yang terdekat seperti orang tua, saudara sekandung, dll. Pastikan setiap data ini dapat terupdate dengan baik.

2. Dalam situasi karyawan cuti, maka pihak HRD pun harus dapat memiliki data keberadaan atau tempat yang dituju si karyawan dalam liburan tersebut. Hal ini dapat difasilitasi dengan adanya peraturan bahwa setiap karyawan yang hendak mengajukan cuti wajib mengisi formulir cuti dengan juga menyebutkan lokasi yang dituju apabila ia hendak bepergian ke luar kota bahkan ke luar negeri. Hal ini dapat sangat membantu apabila pada suatu saat terjadi situasi genting, misalkan saja meletusnya gunung merapi, maka pihak HRD dapat cepat mengidentifikasi bilamana saat ini ada dari karyawan yang sedang bepergian ke sana. Pihak HRD haruslah memastikan bahwa karyawan tersebut ada dalam kondisi aman.

3. Buatlah suatu jaringan komunikasi berantai mulai dari atasan sampai yang pegawai yang terendah. Hal ini berguna untuk meneruskan pesan-pesan ataupun mengupdate situasi yang dirasa genting serta memastikan semua tim ada dalam kondisi aman.

4. Pilihlah beberapa orang yang dirasa cukup cekatan untuk menjadi coordinator dan bekalilah mereka dengan informasi-informasi penting. Misalnya, nomor telepon penting seperti kantor polisi, pemadam kebakaran, tim sar, ambulance, dll.

5. Pastikan setiap department memiliki emergency tim yang akan tetap menjalankan tugas pada saat yang paling genting sekalipun.

Emergency Tim pada HRD

1. Dalam situasi genting (contoh: banjir, kebakaran besar, serangan teroris, kerusuhan, dll), maka harus ada 2 tim yang harus dipastikan tetap berjalan, yaitu tim yang memastikan semua ada dalam kondisi selamat (kita sebut saja tim penyelamat) dan tim yang memastikan bahwa kesejahteraan para karyawan tetap terpelihara (terutama yang berhubungan dengan penggajian/ payroll team).

2. Tim penyelamat bertugas mengaktifkan jaringan komunikasi berantai guna mengetahui bahwa semua karyawan ada dalam posisi aman. Namun apabila ada yang diketahui ada dalam situasi yang tidak aman, maka kordinator harus mengambil langkah penyelamatan. Misalnya pada peristiwa banjir besar, setelah mengaktifkan jaringan komunikasi berantai kemudian diketahui ada yang terjebak banjir dan dapat membahayakan jiwanya, maka kordinator harus mengupayakan bantuan perahu karet, bantuan evakuasi serta bantuan bahan pangan dan obat-obatan. Dalam situasi genting lainnya tim penyelamat pun harus dapat mengupayakan bantuan tim medis dari rumah sakit. Oleh karena itu adalah lebih baik perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak memiliki kerjasama dengan rumah sakit atau asuransi sehingga mengalami kemudahan pada saat-saat genting.

3. Sedangkan payroll team, haruslah memiliki BCP yaitu pada saat emergency sekalipun maka proses payroll tidak akan terhambat. Semua dapat tetap berjalan dengan baik sehingga semua karyawan dapat memperoleh gaji untuk kelangsungan hidup pada saat itu. Dalam hal ini, payroll team harus memiliki alternatif lokasi apabila, gedung perkantoran yang ada tidak dapat dipakai. Maka harus ada tempat alternative, misalnya kantor cabang untuk menjalankan penggajian. Bahkan pada situasi yang sangat genting sekalipun pada saat operasional Bank tidak dapat berjalan sehingga sistem penstransferan gaji tidak dapat dijalankan, maka team ini harus siap dengan rencana berikutnya yaitu sistem penggajian dalam bentuk tunai.

4. Buatlah suatu simulasi atau latihan tanggap bencana, sehingga setiap orang mengerti benar fungsi dan tugasnya. Sehingga pada saat hal ini sungguh-sungguh dibutuhkan semua dapat berjalan dengan lancar dan tidak ada penyesalan dikemudian hari.

Demikianlah harus diperhatikan dan dipahami benar fungsi, kegunaan Business Continuity Plan ini.

Sumber: http://vibizmanagement.com

Leave a Reply