MANAJEMEN SDM BERBASIS KOMPETENSI Masih pentingkah?

KOMPETENSI, Apakah masih diperlukan?
Beberapa waktu yang lalu, saya berkesempatan memberikan pelatihan kepada tim penyusuan kompetensi di sebuah jaringan penjualan dan perawatan kendaraan bermotor terbesar di Indonesia. Apakah konsep kompetensi memang masih diperlukan? Jika iya, bagaimana melakukannya? Fungsi manajemen sumber daya manusia hanya akan bermanfaat jika dapat membantu individu dan organisasi untuk mencapai performansi yang lebih baik dari sebelumnya.

Memperhatikan fakta bahwa performansi individu di tempat kerja sangat dipengaruhi oleh kompetensi-kompetensi yang dimilikinya, maka sudah merupakan kebutuhan organisasi untuk mengintegrasikan konsep kompetensi ke dalam sistem manajemen sumber daya manusianya.

Sebagai contoh, konsep implementasi kompetensi ini dapat diarahkan untuk memperbaiki kelemahan instrumen manajemen sumber daya manusia konsep lama seperti “spesifikasi jabatan” atau “persyaratan jabatan’ yang merupakan bagian dari uraian jabatan (job description). Spesifikasi jabatan atau persyaratan jabatan yang dikembangkan secara tradisional mencoba untuk menggali dan menampilkan informasi yang berhubungan dengan:

  • kebutuhan pendidikan formal,
  • pengalaman mengikuti pelatihan, dan
  • pengalaman menduduki posisi jabatan.

Prakteknya sampai dengan saat ini ditemukan bahwa cakupan spesifikasi jabatan yang demikian tidak banyak membantu manajer atau praktisi SDM dalam membuat keputusan-keputusan manajemen sumber daya manusia, seperti penempatan, rotasi, promosi, analisa kebutuhan pelatihan dan sebagainya.

Walaupun secara konseptual informasi-informasi tersebut bisa digunakan untuk, misalnya, menentukan jalur karir seperti promosi dan rotasi, dalam praktek lapangan sulit untuk menemukan contoh yang sukses dalam menerapkan jalur karir berdasarkan informasi tersebut sekalipun dengan bantuan tenaga ahli/konsultan. Beragamnya kemungkinan informasi yang diperoleh dan tidak adanya struktur tolok ukur yang seragam untuk persyaratan jabatan merupakan beberapa faktor penyebab utama.

Sebaliknya, konsep kompetensi yang diintegrasikan dalam praktek manajemen sumber daya manusia memberikan peluang yang lebih baik untuk mengimplementasikan kebijakan dan instrumen manajemen sumber daya manusia.

Dalam konsep kompetensi yang dikembangkan oleh Spencer & Spencer, telah diidentifikasi sekelompok kompetensi yang bersifat “generik” yang berjumlah 22 buah. Berangkat dan ke dua puluh dua kompetensi ini maka persyaratan jabatan berbasis kompetensi dapat dikembangkan berdasarkan dimensi kompetensi yang yang relatif sama.

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menerapkan persyaratan jabatan berbasis kompetensi ini antara lain seluruh jabatan dalam organisasi dapat diukur dengan ukuran kompetensi yang sama. Sedang yang membedakan antara jabatan satu dengan jabatan lainnya adalah tingkat kompetensi yang dibutuhkan oleh setiap jabatan tersebut.

Suatu jabatan tententu dapat membutuhkan tingkat kompetensi yang lebih tinggi dibandingkan dengan tingkat kebutuhan kompetensi dari jabatan lain untuk satu jenis kompetensi yang sama. Implikasinya, seluruh jabatan yang terdapat dalam organisasi dapat dibandingkan kebutuhan kompetensinya.

Sehingga kesulitan yang selama ini ditemukan praktisi sumber daya manusia untuk menentukan jalur jabatan dapat dianalisa secara sederhana karena setiap jabatan memiliki tolok ukur yang sama, yaitu kompetensi, yang dapat diterapkan dan tingkat manajemen atas sampai dengan pelaksana.

Tidak saja masalah jalur karir jabatan menjadi dipermudah dalam implementasinya jika diintegrasikan konsep kompetensi dalam manajemen sumber daya manusia, tetapi juga instrumen manajemen sumber daya manusia lainnya akan menjadi semakin terstruktur dan terukur. Terlebih jika kita menyadari bahwa disamping kebutuhan tingkat kompetensi jabatan, tingkat kompetensi individu pemegang jabatan juga dapat diukur dengan baik, maka karir setiap individupun menjadi jauh lebih mudah diimplementasikan.

Dengan suatu proses “matching” pada database seorang pegawai dapat mencari arah rotasi atau bahkan promosi yang mungkin dilakukan dengan memperhatikan tingkat kompetensi yang dimiliki dan kebutuhan kompetensi jabatan yang dituju. Dengan “analisi gap” kompetensi yang dimiliki dan yang dibutuhkan untuk suatu jahatan dapat pula diidentifikasikan kebutuhan peningkatan kompetensi yang bersangkutan.

PEMAHAMAN Tentang KOMPETENSI

Konsep kompetensi dalam pekerjaan pertama kali di introdusir oleh Spencer & Spencer pada tahun 1993 melalui bukunya “Competency at Work” memberikan definsi Kompetensi sebagai : “Underlying characteristics of individual that is causally related to criterion referenced effective and/or superior performance in a job or situation”, atau jika diterjemahkan menjadi Sifat-sifat mendasar dari seseorang yang mampu menunjukkan korelasi dengan kriteria-kriteria kinerja efektif dan prima dalam suatu pekerjaan atau keadaan.

Jack

Mc Lelland kemudian memberikan gambaran yang mempermudah pengertian dari kompetensi tersebut. Menurutnya Kompetensi seperti gunung es yang berada di dalam air. Ada bagian yang tampak dan mudah dikenali dan ada pula bgian yang tidak tampak. Meminjam konsep Mc Lelland tersebut, gunung es tersebut adalah kita. Jika kita menyebut seseorang, sebutlah Farah Quin, maka ketika kebanyakan kita ditanya siapa dia ?, sebagian beesar orang akan dengan cepat menjawab Chef, jago masak, koki dan sebaginya. Disamping komentar lain seperti cantik, sexy dan sebagainya. Memang demikianlah, kita akan sangat mudah menilai dan melihat kemampuan seseorang dari kemampuan (skill) dan pengetahuan yang dimilikinya. Skill dan knowldege ini merupakan bagian puncak dari gunung es yang terapung tersebut.

Sementara bagian yang lebih dibawahnya seperti peran sosial, motivasi dan nilai-nilai setiap orang sulit untuk diketahui secara cepat dan tepat. Padahal aspek-aspek yang terlihat seperti pengetahuan dan skill tersebut terjadi berkat aspek-aspek dibawah seperti motif, dan nilai-nilai orang tersebut, bahkan justru aspek-aspek yang tersembunyi di bawah tersebut yang membuat bagian di atas menjadi berbeda.

Kemudian bagian atas gunung es yang terdiri dari pengetahuan dan skill relatip mudah dikembangkan. Jika anda tidak bisa menggunakan mesin ketik dengan 10 jari dengan minimal 60 hentakan huruf permenit maka kira-kira diperlukan waktu sekitar 1 sampai 2 bulan untuk melatihnya. Demikian pula jika anda belum bisa mengitung pajak PPH anda sediri kemudian belajar membuatnya barangkali bisa dilakukan dengan lebih cepat, bisa jadi tidak perlu sampai 1 hari memperlajari bagaimana membuat laporan pajak PPH pribadi.

Akan tetapi jika anda tidak PD an (percaya diri) maka diperlukan waktu yang lama untuk mengembangkankan. Karena PD tersebut menyangkut values dan potret diri. Bisa dibayangkan jika orang yang PD nya kurang ini menjadi pemimpin, karena rasanya PD akan terkait dengan kemampuan menanggani konflik, kemampuan memecahkan masalah dan mengembail keputusan dan tentu saja juga presentasi, dan sebaginya.

Lebih jauh, Mc Clelland menjelaskan kompetensi inni dengan menggunaan konsep motivasi yang terkenal dengan konsep tiga kebutuhan yang melatarbelakangi motivasi seseorang, antara lain Need for Achievement (Kebutuhan akan Prestasi), Need for Affiliation (Kebutuhan akan Afiliasi/Keanggotaan), serta Need for Authority and Power (Kebutuhan akan Kekuasaan).

Katakanlah ada 2 orang dengan latar belakang pendidikan yang sama, yaitu sama-sama lulusan S1 Manajemen dari sebuah universitas terkenal. Si A lebih didorong oleh kebutuhan akan prestasi (need for achievement), senang memecahkan masalah dan sebagai expert di bidangnya. Sedangkan si B, ebih didorong oleh kebutuhan akan kekuasaan, senang mempengarhui dan mengatur dan sebagai pemimpin.

Tentu, kedua orang dengan latar belakang yang sama tersebut akan menjadi orang yang berbeda buka. Inilah pentingnya kompetensi, yaitu memastikan agar kebutuhan pekerjaan dapat disesusikan dengan kemampuan dan potensi orang yang akan memegangnya.

Secara garis besar, ada 2 macam kompetensi, yaitu :

  1. Kompetensi manajerial ( soft competency ): yaitu jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengelola karyawan, dan membangun interaksi dengan orang lain. Misal :kemampuan problem solving ( pemecahan masalah ), leadership ( kepemimpinan), dan communication ( komunikasi dengan orang lain )dll.
  2. Kompetensi teknis ( hard competency ) : yaitu kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan fungsional pekerjaan yang berhubungan dengan seluk beluk teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Misal : kemampuan marketing ( pemasaran ), electrical, akuntansi dll.

MSDM Berbasis Kompetensi
Inti dari Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi atau Competency-Based Human Resources Management adalah kompetensi. Kompetensi merupakan sebuah konsep yang dapat diartikan sebagai kombinasi antara ketrampilan ( skills ), atribut personal ( personal’s attribute ), dan pengetahuan ( knowledge ) yang tercermin melalui perilaku kinerja ( job behaviour ), yang dapat diamati,diukur dan dievaluasi.

Jadi, MSDMBK adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian aktivitas tenaga kerja mulai dari rekruitmen sampai dengan pensiun di mana proses pengambilan keputusan – keputusannya didasarkan pada informasi kebutuhan kompetensi jabatan dan kompetensi individu untuk mencapai tujuan orgaisasi / perusahaan.

Konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh Prof Dr David McClelland di Amerika Serikat sekitar 33 tahun lalu. Competency-Based Human Resources Management (CBHRM) adalah suatu pola pendekatan di dalam membangun suatu sistem manajemen sumber daya manusia yang handal dengan memanfaatkan kompetensi sebagai titik sentralnya.

Sedangkan di Indonesia konsep Competency-Based Human Resources Management (CBHRM) baru menjadi isu beberapa tahun ke belakang ini. Terdapat beberapa perusahaan yang mulai menerapkan sistem ini. Tujuan akhirnya adalah Untuk memberikan hasil yang sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi / perusahaan dengan standart kinerja yang telah ditetapkan.Tahap-tahap Dalam Melaksanakan MSDM Berbasis Kompetensi

  • Review visi, misi dan value organisasi
  • Telaah strategy bersaing organisasi dan
  • Identifikasi posisi.
  • Analisis pekerjaan dan kegiatan.
  • Identifikasi secara detail sebagai kebutuhan awal.
  • Identifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk suatu posisi.
  • Memprioritaskan kompetensi dengan menggunakan : Sistim rangking  atau Sistim pembobotan.
  • Membuat standart kinerja minimum untuk suatu kompetensi.
  • Mengidentifikasi kandidat yang potensial.
  • Membandingkan tiap – tiap kandidat dengan menggunakan standart kinerja minimum.
  • Melakukan gap analysis pada tiap – tiap kandidat ( analisis untuk dapat mengetahui perbedaan antara kandidat yang satu dengan yang lain ) dengan menggunakan standart kinerja minimum.
  • Melakukan triaining untuk rencana pengembangan pada tiap – tiap kandidat untuk meng up – grade para kandidat, dalam rangka proses pengembangan standart kinerja minimum dan pengembangan karier.
  • Mendesain sistem monitoring kinerja secara individual maupun secara global pada kandidat.
  • Mengimplementasikan training dan rencana pengembangan pada tiap – tiap kandidat.
  • Mengimplementasikan sistem monitoring pengukuran kinerja.
  • Memilih the best candidate ( kandidat terbaik ).

Selamat merencanakan dan mengimplementasikam MSDM berbasisi Kompetensi.

Oleh: Drs. Jack Alenzo, MH, MM

Leave a Reply