Tips Mengimplementasikan Human Resources Information System (HRIS)

169275229

foto: gettyimages.com

Sistem HRIS berguna untuk mengotomatisasi pencatatan dan pelaporan tugas-tugas dalam rangka meningkatkan efisiensi fungsi Sumber Daya Manusia.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang direkomendasikan dalam proses pengimplementasian system HRIS baru di Perusahaan Anda :

1. Pilih tim pelaksana, terdiri dari Departemen Penggajian  dan Personalia serta Teknologi Informasi

2. Buat daftar persyaratan , seperti :
*  Persyaratan sistem Hardware/Kompatibilitas pengoperasian dengan sistem lainnya
*  Jadwal Implementasi
*  Modul yang diperlukan (misalnya modul penerimaan karyawan, profil personalia, jenjang karir,  manajemen absensi, cuti, perjalanan dinas, izin sakit, penggajian, THR/Bonus, Perhitungan PPh-21 dan Jamsostek dll).
*  Anggaran HRIS.

3. Gunakan Internet atau referensi lain untuk mengidentifikasi vendor potensial. Minta vendor potensial  untuk membuat Proposal sesuai kebutuhan Anda. Proposal harus pendek dan ringkas (1-3 halaman).

4. Evaluasi vendor HRIS sesuai dengan pedoman anggaran

5. Pilih produk-produk yang memenuhi persyaratan, kemudian pilih yang terbaik berdasarkan kriteria tambahan berikut :
*  Jumlah tahun vendor telah dalam berbisnis dan jumlah unit yang terjual
*  Kemampuan untuk menyesuaikan system (kustomisasi)
*  Jumlah dan kualitas laporan yang tersedia
*  Ketersediaan dukungan pelanggan
*  Ketersediaan Pelatihan
*  Kemampuan migrasi data dengan cepat
*  Biaya-biaya tambahan
*  Fitur keamanan data
*  Tingkat Friendly-user dari aplikasi
*  Kemampuan pelaporan historis
*  Referensi dari perusahaan yang telah menginstal sistem

6. Membuat jadwal pelaksanaan

7. Mereview dokumentasi sistem

8. Berpartisipasi dalam pelatihan yang disediakan vendor, jika tersedia

9. Petakan masing-masing item data (misalnya nama, alamat, gaji) ke field data yang sesuai dengan system HRIS baru. Jika system baru tidak memiliki field data untuk item data tertentu, Anda bisa minta vendor lakukan kustomisasi penambahan field baru atau sesuaikan saja data Anda dengan field data yang ada

10. Instal perangkat keras (jika perlu) dan perangkat lunak

11. Migrasikan data ke system HRIS baru. Putuskan berapa banyak data historis yang akan dipindahkan. Vendor dapat memberikan bantuan dalam migrasi data dari sistem lama ke yang baru. Jika demikian, bekerja sama dengan vendor pada proses migrasi data. Langkah ini membutuhkan komunikasi terus menerus antara semua pihak yang terlibat dalam migrasi data

12. Verifikasi secara teliti setiap field data untuk memastikan bahwa data telah dimasukkan atau dipindahkan ke HRIS baru secara akurat

13. Uji  Laporan dalam system HRIS baru untuk memastikan akurasi sistem

14. Dokumentasikan entri data dan prosedur pelaporan. Pastika system melakukan proses backup data terjadwal . Install fitur keamanan yang diperlukan

15. Jika konversi dari sistem yang ada, pertimbangkan untuk tetap mengoperasi sistem lama (parallel dengan system baru) dalam beberapa waktu sampai akhirnya system HRIS baru teruji secara operasional (misalkan 3 bulan setelah live)

16. Setelah menyelesaikan instalasi, secara rutin audit sistem untuk memastikan keakuratan data.

Proses Tips :
Komunikasi adalah faktor penentu terpenting dari keberhasilan penginstalasian HRIS baru . Lakukan komunikasi secara teratur dengan vendor dan PIC dari bagian Teknologi Informasi selama proses implementasi. Faktor  penting kedua adalah ikuti jadwal yang telah ditentukan.

Sebuah sistem HR/penggajian yang terintegrasi dapat menyederhanakan berbagi data antara SDM dan penggajian.

(Sumber: Auxillium virtual HR)

Leave a Reply